Aprenda organizar e automatizar o departamento de expedição

Ter controle sobre o departamento de expedição da sua empresa é essencial e para isso é preciso organizar e automatizar, a fim de oferecer uma boa experiência de compra aos seus consumidores. Assim, a priori, conceitua-se a expedição como a garantia de cumprimento dos prazos acordados.
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Ademais, neste processo, encontramos outras etapas que partem do recebimento do pedido até a entrega, passando pelo faturamento, montagem, separação e transporte. Por isso, com a organização e automatização desse setor, é possível cumprir com os prazos previstos.

Qual a importância do departamento de expedição?

Contar com um departamento de expedição significa que você acompanhará um pedido desde o seu fechamento até a entrega no destino final. Por isso, é de suma importância que você invista na criação desse setor.
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Os principais motivos para esse investimento são:
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• Identificação dos possíveis gargalos dentro do ciclo do cliente
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• Permitir a ação preventiva que evita o comprometimento da reputação da marca
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• Garantir que a entrega será realizada dentro do prazo prometido
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• Corrigir atrasos hipotéticos
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• Acompanhar o desempenho de cada área da expedição dos produtos
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• Suspender, se necessário, entregas de clientes inadimplentes
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Nesse sentido, o controle de expedição é essencial para trazer à empresa qualidade e agilidade na entrega. Na verdade, esse investimento pode ser entendido como um diferencial competitivo, pois o seu negócio irá cumprir com os prazos dentro do período previsto.

Motivos para implementar um departamento de expedição

Ter um departamento de expedição que controle na sua empresa garante que os prazos dados pela equipe de vendas sejam cumpridos. E isso exclui, por exemplo, possíveis percalços no meio do caminho, a exemplo de atraso com a montagem ou no transporte.
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Com esse controle, é possível ter uma atuação ágil para consertar algum imprevisto. Além disso, esse investimento aprimora a gestão de estoque da sua empresa, pois você saberá exatamente o que está, ou não, disponível no seu armazenamento.
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Logo, ao adotar esse tipo de departamento, a gestão de estoque se torna otimizada. Inclusive, se você conta com um sistema de logística integrada, como o da Enivix, isso significa que todos os setores poderão se comunicar.
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Por exemplo, após algum vendedor da empresa fechar um pedido, esse produto será reservado para o despacho ao cliente – e não arriscar a sua venda à outra pessoa. Com isso, o produto estará reservado no estoque.

Principais etapas para organizar e automatizar um departamento de expedição

A implementação de um departamento de expedição não é algo simples, e por esse motivo exige alguns cuidados. Assim, confira a seguir as principais etapas para investir nesse setor em sua empresa.

Crie um mapeamento dos processos do setor

O primeiro passo para implementar um departamento de expedição na sua empresa é mapear os processos desse setor, desde o controle e armazenagem até a expedição propriamente dita. Isto é, você, como gestor, terá uma visão bem ampla sobre o setor e como controlá-lo.
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Logo em seguida, todos os seus funcionários devem se tornar especialistas nos processos envolvidos, recebendo a capacitação necessária, além do engajamento e motivação. Inclusive, eles podem ser fundamentais nesse mapeamento.
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Após reunir todas as informações e organizá-las, você poderá mensurar o tempo, custos e demais detalhes sobre o fluxo de trabalho desse departamento. Isso tornará as atividades mais objetivas e ágeis.

Realize um benchmarking

Outra etapa importante na implementação desse departamento é realizar um benchmarking. Isto é, você deve analisar o seu negócio considerando as experiências no geral (negativas ou positivas).
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Ademais, é primordial observar o negócio “do lado de fora”, analisando as práticas positivas dos seus concorrentes diretos. Pode ter certeza de que outras empresas passam por problemas muito parecidos com os da sua.

Planeje um layout de qualidade

Ao planejar um layout de estoque de qualidade e bem organizado, isso auxilia a aprimorar os atuais resultados na expedição de produtos. Com isso, após o planejamento, você pode aproveitar alguns benefícios como:
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• Aproveitar ao máximo os produtos adquiridos e presentes no estoque;
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• Armazenamento de itens de uma forma otimizada, tornando o espaço funcional;
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• Boa movimentação nos corredores do estoque;
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• Não comprometer a área que armazena os produtos;
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• Aumentar a produtividade dos funcionários; e
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• Promover o trabalho harmônico.

Controlar a movimentação das mercadorias

Para implementar, de forma adequada, um departamento de expedição na sua empresa você deve controlar a movimentação dos produtos. Além do armazenamento em si, é preciso investir em medidas de estocagem desses itens. Assim, sob qualquer modificação, você terá acesso a esses dados.
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Além de definir localizações estratégicas para cada produto, para organizar e automatizar o departamento de expedição, é necessário ter um protocolo para a movimentação dos itens. Isso pode envolver, por exemplo, o registro em alguma plataforma de logística.

Realização de inventários periódicos

A implementação desse departamento é tão importante como a sua manutenção, e para que isso seja possível, a sua empresa deve investir em inventários periódicos. Desse modo, a empresa terá a oportunidade de acompanhar todas as mudanças dos produtos estocados.

Definir políticas de estocagem

Por fim, para a implementação do departamento de expedição é preciso criar políticas de estocagem. Ou seja, como serão identificados todos os produtos no estoque e de que maneira eles serão movimentados ao longo do tempo.

Conte com a Enivix

Os processos logísticos de qualquer empresa precisam da sua atenção especial. Por isso, é de suma importância levar a sério qualquer modificação nessas operações, como a criação de um departamento de expedição – o que influencia bastante na logística de um negócio.
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Sendo assim, conte com a Enivix, que oferece uma solução de logística integrada visando uma melhor execução logística nas tarefas diárias da sua empresa. Acesse o nosso site oficial e saiba como podemos alavancar os seus resultados.